BUCHHALTUNG Um Einnahmen – wie hier abgebildet – in einem elektro nischen Kassenbuch auflisten zu können, muss der Fahrer diese zuverlässig dokumentieren. ORDENTLICH KASSE MACHEN Ein Taxiunternehmen hält in der Regel alle Bareinnahmen und Ausgaben in einem Kassenbuch fest. Doch muss es das? Und wenn ja: Was muss es dabei beachten? Das Kassenbuch ist ein Teil der Buchführung. Hierbei muss eine Ordnungsmäßigkeit eingehalten werden, die von manchen nicht ernst genommen wird. Viele kennen die einzuhaltenden Pflichten sowie die lückenlose und fortlaufende Aufzeichnung und die Ermittlung des Ist-Kassenbestandes. Aber welche Pflichten sind es genau? Grundsätzlich gilt Folgendes: Ein bilanzierungspflichtiges Unternehmen unterliegt der Pflicht, ein Kassenbuch für die entstandenen Bareinnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß zu führen. Demnach muss jeder gewerbliche Unternehmer, dessen Unter nehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, ein solches Kas senbuch führen. Das gilt auch für sons tige selbstständige Personen, die ab 2016 pro Jahr einen höheren Umsatz als 600 000 Euro oder einen höheren Gewinn als 60 000 Euro verzeichnen. Es ist aber sinnvoll, auch dann ein Kassenbuch zu führen, wenn die genannten Grenzen nicht überschritten werden. Ohne die Aufzeichnungen der Bareinnahmen und der Ausgaben ist es dem Steuerberater kaum möglich, Privatentnahmen oder -einlagen, für die es keine Rechnungsbelege gibt, zu erkennen. Der Steuerberater kann nur anhand der geführten Kassenbücher die Buchhaltung vervollständigen und Meldungen erstellen. Doch auch dann, wenn ein Kassenbuch freiwillig geführt wird, müssen die Regeln ordentlicher Buchhaltung ein gehalten werden. Zunächst muss der Unternehmer eine reale Kasse besitzen, in der er das Bargeld aufbewahrt. Das kann eine Kasse, eine Geldkassette oder ein Tresor sein. Um das Kassenbuch richtig zu erstellen, müssen zeitnah alle Geschäftsvorfälle mit Bargeld erfasst werden. Die Erfassung muss folgende Angaben enthalten: Datum, Belegnummer, Buchungstext, Einnahme oder Ausgabe, Betrag und Währung, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer des Betrags und den aktuellen Kassenbestand. Doch wie hat der korrekte Ab lauf auszusehen? Ein Beispiel: In einem Taxiunternehmen mit fünf Taxis und zehn Angestellten wer den die Kassen der Mitarbeiter alle zehn Tage abgerechnet. Hierfür kommt der Mit arbeiter mit seinen Schichtnachweisen, den sogenannten Schicht zetteln, ins Büro zur Abrechnung. Bei dieser Kassenabrechnung werden jetzt alle Einnahmen und alle Aus gaben anhand von Belegen gegenüberge stellt und man kommt zu einem Ergebnis. Angenommen, hier wird ein Betrag ermittelt, den der Unterneh mer vom Fahrer fordert. Worauf jetzt zu achten ist, ist die fortlaufende Belegnum mernvergabe. Aus dem Kassenbuch ist die vergebene eindeu tige und aufsteigende Belegnummer der zuletzt eingetragenen Buchung bekannt. Mit jedem neuen Ein ABBILDUNGEN: Özgür Mergün/starkcenter.de 16 SEPTEMBER / 2016 TAXI
BUCHHALTUNG Einnahmen und Ausgaben sind bei dieser Software farblich voneinander getrennt. trag muss diese um eine Wertigkeit erhöht wer den und auf dem Beleg notiert werden. Dies wird öfters ver gessen, sodass der Bezug zu jedem Beleg nicht eindeutig gegeben ist. Das bedeutet: Nach Beendigung seiner Schicht sollte jeder Fahrer seinen Schicht zettel schreiben, die Bareinnahme in sei nem Kassenbuch erfassen und die fortlaufende Belegnummer dann auf die sen Schichtzettel übernehmen. Auch bei jeg lichen Barausgaben muss er nach jedem Geschäftsvorfall diese ins Kassen buch übertragen. Bei der Abrech nung nach zehn Tagen kann er laut Kas senbuch somit genau sagen, was er in der Kasse hat. Gemeinsam können Unter nehmer und Fahrer die Kasse zählen und den ermit telten Betrag dann in die Haupt kasse, die im büroeigenen Kassenbuch geführt wird, übernehmen. Auf diese Art und Weise wäre eine ordnungsgemäße Kasse gewähr leistet. Wie kann man das realisieren? Mit entsprechender Verwaltungssoftware, die der Unternehmer aus seinem Webbrowser von überall aus steuern kann, wird genau das vereinfacht. Die gesamten Schichtnachweise werden fahrergebunden vom Taxameter online nach jedem Schichtende an einen Sicherheitsserver übertragen. Der Fahrer kann über eine Driver-App nach jedem Geschäftsvorfall, zum Beispiel Tanken oder Taxiwäsche, den Beleg direkt digital erfassen. Die gesamten Bareinnahmen und Ausgaben aller Fahrer werden somit unverzüglich im Unternehmerportal richtig zugeordnet, wodurch jede Mitarbeiterkasse sofort ausgewertet werden kann. Dazu muss der jeweilige Mitarbeiter noch nicht einmal zur Abrechnung erscheinen, das geht alles online. Also ist es dem Taxiunterneh mer mit solchen Systemen immer möglich, sofort jeden Kassenbestand abzufragen. Bei der Kassenabrechnung des Mitarbeiters wird dann der ermittelte Kassenbestand gefordert und mit der Funktion der Fahrer abrechnung in die Hauptkasse übernom men. In diesem Moment wird ein Kassenbeleg mit einer eindeutigen Belegnummer erstellt, den der Mitarbeiter sofort unterschreibt. Aus dem Hauptkassenbuch ist auch am Ende des Monats sofort ersichtlich, welche Mitarbeiter und deren Bareinnahmen oder Ausgaben noch nicht abgerechnet und somit vergessen wurden, wodurch ein Kassenabschluss (noch) nicht möglich ist. Wenn alle Mitarbeiter erfolgreich ab gerechnet wurden, kann ein Kassenab schluss erfolgen. Alle Buchungen sind nach Kassenabschluss nach dem GDPdU Standard für eine Betriebsprüfung expor tierbar. Taxiunternehmer können heute schon mit dem Einsatz der richtigen Software Ihren Betrieb sicher führen und sparen dabei auch noch Zeit. öm Hinweis: Die Informationen sind allgemei ner Art und stellen keine Rechtsberatung dar. Taxi Lagerfahrzeuge. Sofort verfügbar. z. B. Ford Galaxy Taxi Sofort verfügbar schon ab 29.470 € * Ford Galaxy Trend 2,0 l TDCi, 110 kW (150 PS) mit PowerShift Automatikgetriebe, Klimaautomatik, Multifunktions-Lederlenkrad, adaptive LED-Scheinwerfer, Start-Stopp- System, Intax Taxipaket. Kraftstoffverbrauch (in l/100 km nach VO (EG) 715/2007): 6,1 (innerorts), 4,9 (außerorts), 5,3 (kombiniert). CO 2 -Emissionen: 137 g/km. Abb. zeigt Sonderausstattung, *zzgl. Mehrwertsteuer. Alle Fahrzeuge unter www.ford-taxi.de UTO PIEROTH … die bessere Wahl GmbH & Co. KG Auto Pieroth GmbH & Co. KG Rüdesheimer Str. 92–94, 55545 Bad Kreuznach taxi@auto-pieroth.de Rufen Sie ihren Taxi-Spezialist Marco Sauer an 0671 834 15-21
